В 2014 году я стал индивидуальным предпринимателем. Об этом попросил мой бывший работодатель, так ему было проще и выгодней платить мне зарплату. Пятого числа каждого месяца мне на счёт падали все заработанные за прошедший месяц деньги.

Вскоре я ушёл на вольные хлеба. Работы стало больше, одновременно делал 3-5 проектов. Для каждого проекта требовалось получить предоплату и постоплату. Некоторые ребята платили мне фиксированную сумму ежемесячно, другие дробили полугодовой проект на недельные отрезки и выплачивали каждый по пятницам.

Всё это совмещалось и накладывалось. Одним клиентам я забывал вовремя выставить счёт. Про других вообще забывал, и вспоминал через полгода после того, как сдавал работу. Так я понял, что фрилансеру нужно настроить систему управления платежами.

Календарь

Сначала я завёл отдельный календарь «Платежи», выделил его жёлтеньким. На каждый день оплаты я заводил событие. Если платеж был регулярным, то событие делал повторяющимся. Это выглядело примерно так:

Сначала такая система показалась мне крутой. Однако у неё есть проблемы:

1. Часто оплаты сдвигаются. Например, требуется подписать и отправить акт, а клиенту нужно сделать это у занятого генерального директора. У меня событие в календаре делает «дзыынь!», я пишу клиенту: «Пора платить», и про себя считаю задачу сделанной. Но это не так — деньги-то еще не получены. Приходится двигать событие вперёд. Так из стройной сеточки оплат случаются поленницы просроченных платежей. Настоящий бульдозеризм.
2. Из календаря непонятно, сколько мне должны и за что.

Поэтому вместе с календарём я стал заводить счета в «Эльбе».

Эльба

«Эльба» — это система управления счетами и налогами. Она напоминает, когда нужно заплатить государству и создаёт счета для оплаты на мои счета ИП.

Сервис сохраняет все неоплаченные счета. Поэтому я создаю несколько счетов сразу: на предоплату и на постоплату. Регулярные платежи также настраиваются.

В календаре платеж может потеряться: забыл перетянуть событие вперёд или случайно удалил, не удостоверившись. Эльба же помнит все долги, пока я сам их не закрою. Иногда она узнаёт платежи на счетах и сама отмечает их как завершённые — и тогда они пропадают из списка.

Со связкой календаря и «Эльбы» стало легче. Календарь отвечает за даты платежей, «Эльба» — за суммы. Клёво было бы иметь какой-то сторонний сервис для контроля оплат, чтобы он с одной стороны умел посылать события в календарь, а с другой стороны выставлял счета и автоматически отправлял клиентам напоминания. Может быть такой уже есть, а я о нём не знаю?

Вот еще немного мыслей об оплате:

1. В идеальном мире клиенты платят вовремя и без напоминаний. Однако в реальности добиться своих денег — такая же часть работы, как составление понимания задачи и защита текста. Странно круто делать одно, и забивать на другое.
2. Всегда лучше просить 100% предоплату. Это снижает риски и уменьшает волокиту со счетами. Если работа большая и сумма тоже, то я обычно делю её пополам.
3. Важно не обнадеживать себя деньгами, которые должны. Их нет, пока они не на карточке. Из скриншота видно, что мне сейчас должны больше 150 тысяч рублей. Однако я просто жду их зачисления и никак не учитываю в своём бюджете.
4. Мои клиенты редко задерживают мне оплату, так что я не знаю, что советовать в таком случае. Разве что начинаю методично, ежедневно напоминать о себе.
5. Лучше отказываться от регулярных ежемесячных оплат за условно-нормированную работу, и каждую задачу оценивать отдельно. Несколько раз мне платили ежемесячно, и каждый раз получалась шляпа: работы становится всё больше, оценить её эффективность — всё трудней.
6. Чем меньше платежей в серую и работ без договора, тем лучше.