Уверен, любая правильная задача состоит из трёх частей.

Суть — это формальное описание задачи. Она должна описываться настолько подробно, насколько это возможно. Хорошо описанную задачу можно передать другому человеку, он прочитает и примется за дело без дополнительных вопросов.

Срок — это дата и время, когда задача будет сделана. Если конкретного времени нет, считается что задача будет сделана в указанный день до срока, когда её смогут принять. Если конкретного срока нет, то до полуночи (я пишу «до пятницы включительно»).

Результат должен быть конкретным и измеримым. Его можно прочитать, пощупать, отправить ссылкой.

Уверен, если у задачи нет сути, срока или результата, то никакой задачи на самом деле нет. Поэтому я не верю в «инбоксы», доски «Разобрать потом» и другие хранилища ненужной работы. Правда нужно? Опиши!

Что еще думаю о задачах:

• Любая деятельность должна быть разбита на задачи. Разбивать следует до тех пор, пока результат не станет измеримым и независимым.

  «Сделать сайт» — это не задача, а проект. В нем участвует дизайнер, редактор, программист и менеджер, у каждого из них свои задачи.  Даже «Сделать дизайн сайта» — это не задача, потому что для дизайна нужно иметь структуру и текст. А вот «Написать и утвердить текст» — это нормальная редакторская задача. За неё отвечает один человек, есть суть и понятен результат. Остаётся только понять срок.

  Лучше иметь кучу маленьких формальных задач, чем одну большую непонятную.

• Все задачи должны быть описаны: и рабочие, и личные. Более того, описание личных задач формирует правильную рабочую привычку. К нам с А. собираются гости на чай? Я отправляю ей событие в календарь.
• Внутри компании или команды полезно иметь единый вид задач. В идеале каждая задача выглядит как карточка, всё на своём месте. Можно сразу браться и делать.
• В задаче должно быть всё, что потребуется для её выполнения. Если чего-то нет — значит, это две задачи, а не одна.
• Если результат задачи нельзя получить или утвердить сразу, то это две задачи. Например, сделать черновик и чистовик текста после правок.
• Если не понимаешь, с какой стороны подступиться к работе — возможно, суть, результат и сроки сформулированы плохо. Иногда полезно переформулировать их.
• Составление задач — это как поездка на поезде: скучно, но безопасно. Работа без задач — это полёт на самолёте с капитаном, который не знает куда лететь.